مصفوفة الصلاحيات Delegation of Authority Matrix (DoA)
ماهي مصفوفة الصلاحيات
هي وثيقة او دستور لاعداد وتنظيم سير العمل وضمان فاعلية في المنظمة و اتخاذ
القرارات وتحديد الصلاحيات لكل عضو في الهيكل التنظيمي كاساس لاتخاذ القرارات مما يساعد على تحسين الثقافة التنظيمية ، وتعتير
من الوثائق المهمة
. تسمح مصفوفة الصلاحيات بتعريف مجموعة متنوعة من الصلاحيات ومنحها للمستخدمين بناءً على دورهم أو مستوى وصولهم في المنظومة.
عادةً ما يتم تمثيل مصفوفة الصلاحيات في شكل جدول يتم فيه تجميع الأدوار أو المجموعات في الصفوف والصلاحيات المختلفة في الأعمدة. يتم استخدام رموز أو علامات معينة لتحديد ما إذا كان لدى المستخدم صلاحية معينة أم لا. يمكن أن تشمل هذه الرموز "نعم/لا" أو "مسموح/ممنوع" أو أي نظام آخر يتم اختياره بواسطة المنظومة.
في سياق أنظمة التشغيل وأنظمة إدارة الشبكات، يمكن استخدام مصفوفة الصلاحيات لتعيين صلاحيات المستخدمين للوصول إلى الملفات والمجلدات والتطبيقات والخدمات. في أنظمة إدارة قواعد البيانات، يستخدمون لتحديد صلاحيات المستخدمين للوصول وتعديل البيانات في قواعد البيانات.
%20(1).jpg "ماهي مصفوفة الصلاحيات")
. تسمح مصفوفة الصلاحيات بتعريف مجموعة متنوعة من الصلاحيات ومنحها للمستخدمين بناءً على دورهم أو مستوى وصولهم في المنظومة.
عادةً ما يتم تمثيل مصفوفة الصلاحيات في شكل جدول يتم فيه تجميع الأدوار أو المجموعات في الصفوف والصلاحيات المختلفة في الأعمدة. يتم استخدام رموز أو علامات معينة لتحديد ما إذا كان لدى المستخدم صلاحية معينة أم لا. يمكن أن تشمل هذه الرموز "نعم/لا" أو "مسموح/ممنوع" أو أي نظام آخر يتم اختياره بواسطة المنظومة.
يجب أن يكون هناك تفويض موافق لحجم الشركة وتوسع العمل فيها، وإذا تكلمنا عن التفويض فستأتي مشاكل الازدواجية في الصلاحيات وتعارض المصالح وترامي المسؤولية، حينها وفي تلك اللحظة تأتي الحوكمة للمعالجة.
كثير من الشراكات التجارية تنتهي بخلافات ناشئة من ازدواجية القرارات والصلاحيات، أو التواكل وترامي تهم التقصير، أو استغلال الشركة في مصالح خاصة، ونحو هذه الأسباب التي يربطها غياب الحوكمة.
ويأتي هنا أهمية دور مصفوفة الصلاحيات في ضمان المسؤولية والمساءلة من خلال حوكمة اتخاذ القرارات التي يقوم بها الموظف داخل المنظمة وفق المهام الرئيسة أو المفوضة لديه، وذلك من خلال تحديد مستوى الصلاحية في كل مرحلة من مراحل عملية اتخاذ القرار.
المؤسسات التي تنتهج التقييم الأحادي من المدير المباشر لموظفيه تستطيع تقييم سلوكها الهرمي وخاصة إذا كانت مصفوفة الصلاحيات تنتمي أغلبيتها للإدارات العليا.
هذه المؤسسات مرونتها السلوكية تفرز الكثير من التشوهات الإدارية وتلقي بظلالها الغير صحي على الإدارات المتوسطه.
احد اهم الأسباب الرئيسية لحدوث الصراعات في بيئة العمل هو تداخل الصلاحيات بين الإدارات والأقسام أو عدم وضوحها
مصطلحات مصفوفة الصلاحيات RACI
المسئولية والاعداد Responsible
تحديد الشخص الذي يقوم يتنفيذ المهمة او النشاط بشكل مباشر
المسائلة والاعتماد Accountable
هو المسؤول المحاسب الذي يتحمل المسؤولية النهائية عن المهمة أو النشاط. يكون لديه السلطة النهائية في اتخاذ القرارات وضمان تنفيذ المهمة بنجاح.
المستشار او التوصية Accountable
الذين يتم استشارتهم هم أولئك الذين لديهم المعرفة أو الخبرة المهمة للمساهمة في المهمة أو تقديم المشورة.
المطلع او الاشعار Accountable
هم الناس المطلعون الذين يتم إبلاغهم بنتائج المهمة أو التطورات المتعلقة بها. ليس لديهم مسؤولية تنفيذية أو استشارية، ولكنهم يحتاجون إلى معرفة المعلومات للبقاء على اطلاع وفهم الوضع.
منهجية KISDA
- - المعرفة Know
- - الابلاغ Inform
- - الدعم Support
- - التنفيذ Do
- - الاعتماد Approve
مصطلحات دارجة اخرى للمصفوفة تستخدم حسب احتياج النشاط مثل
- - يوصي Recommend
- - يعتمد Approve
- - ينفذ Responsible
- - يبلغ inform
- - يساعد Assist
- - يعد prepare
- - يتابع follow up
الخطوات الاساسية لتصميم المصفوفة
- - حصر اجراءات العمل للادارة
- - تحديد المنهجية المطلوبة واعتمادها
- - تصنيف الاجراءات (عامة وفرعية)
- - تصميم جدول المصفوفة
- - تعبئة الاجراءات في الجدول
- - وضع مسودة مقترحة للصلاحيات
- - الرفع للادارة العليا لاعتماد الاجراءات
مصفوفة الصلاحيات ،، تحدد لك إطار صلاحياتك المخول بها والتي يجب أن تحافظ عليها بقراراتك السليمه والمدروسة ،، تدخل مدرائك في صلاحياتك بشكل غير مبرر يجعلك تتحمل تبعات هذه القرارات !!
مصفوفة الصلاحيات من الادوات الهامة التي تعزز الامان والرقابة الداخلية في الشركات، ومن فوائدها:
الحوكمة الجيدة لإجراءات وسياسات العمل في أي منظمة تساعد في رفع كفاءة العمل، وتضبط مصفوفة الصلاحيات، وعلاقات الموظفين داخل المنظمة وخارجها.
️تسهل مصفوفة الصلاحيات تنظيم الأدوار والمسؤوليات داخل الشركة، وبالتالي تجنب التضارب الادوار.
الحوكمة الجيدة لإجراءات وسياسات العمل في أي منظمة تساعد في رفع كفاءة العمل، وتضبط مصفوفة الصلاحيات، وعلاقات الموظفين داخل المنظمة وخارج