إدارة الوقت Time management
ادارة الوقت هي عملية التخطيط وممارسة السيطرة الواعية على الوقت الذي يقضيه في أنشطة محددة، خاصة لزيادة الفعالية والكفاءة أو الإنتاجية. إنه عمل خفة الحركة للمتطلبات المختلفة للدراسة والحياة الاجتماعية والتوظيف والأسرة والمصالح الشخصية حسب تعريف ويكبيدا
١- حلل وراقب وقتك لمدة اسبوع لمعرفة اين تقضيه ٦نصائح مفيدة لادارة الوقت:
٢- اكتب خطة يومية مبنية على خطتك الاسبوعية
٣- وثق كل الافكار والمهام وقم بادارتها
٤-تجنب تعدد المهام
٥-استخدم تقنية بومودورو
٦- استثمر في إدارة وقتك
دورة علي منصة ادراك عن ادارة وتنظيم الوقت وتمالك الضغوط
إدارة وتنظيم الوقت وتمالك الضغوط هو إحدى مساقات تخصص مهارات النجاح وتطوير الذات ، ويتحدث هذا المساق المجاني عن تعريف إدارة الوقت وأهمية تنظيم الوقت والتي من ضمنها القدرة على تنظيم الوقت للمذاكرة وعلاقة إدارة الوقت بزيادة الإنتاجية ، بالإضافة إلى مهارات إدارة الوقت التي يمكنك اكتسابها، و خطوات تنظيم الوقت في حياتنا وكيفية التغلب على الضغوطات المحيطة.
ونبدأ بتعريف إدارة الوقت وهي عملية التخطيط الصحيح وممارسة السيطرة الواعية على الوقت الذي نقضيه في أنشطةٍ محددة، وذلك لزيادة الفعّالية والكفاءة أو الإنتاجية خلال يومنا، وتعدّ مهارات إدارة الوقت وتنظيمه من الصفات المرغوبة والأساسية في العمل ، ويشكّل مساق إدارة وتنظيم الوقت وتمالك الضغوط مدخلك إلى إدارة الحياة وتنظيم الوقت بشكلٍ مناسب.
كيف بإمكانك تنظيم الوقت للمذاكرة؟ يقدّم مساق إدارة وتنظيم الوقت وتمالك الضغوط وعياً أفضل لدى المتعلّم لمبادئ إدارة الوقت والسيطرة على مجريات الأمور في الحياة ، وذلك من أجل تحقيق إنتاجية أفضل ونوعية حياة تتصف بالهدوء والتنظيم وبالتالي الراحة النفسية، لـ تجعل منك متميّزاً في إدارة الحياة وتنظيم الوقت من خلال تبديل عاداتك السيئة في إدارة الوقت بأخرى يمكنها أن تطوّر حياتك العملية والشخصية معاً.
كما يعطي مساق إدارة وتنظيم الوقت وتمالك الضغوط للمتعلّم مهاراتٍ وجداراتٍ هامةٍ في التغلب على مشاكل إضاعة الوقت ، إضافة إلى إرشادات دقيقة لعمل أهمّ الأمور في الحياة وبالتالي الوصول لمرحلة الإنجاز الفعّال ، سواء كان ذلك في مجال الدراسة أو العمل أو الحياة بوجهٍ عام، وهنا تأتي أهمية إدارة الوقت حيث يتمكّن الفرد من الموازنة بين مختلف جوانب حياته.
الالتحاق بالدورة من هنا
دورة مجانية عن ادارة الوقت وزيادة الانتاجية المهنية علي منصة كورسيرا
كورس مهارة ادارة الوقت علي اليوتيوب
يشمل التعريف بادارة الوقت
التخطيط والالويات
علاقة الوقت بالمشاعر
كتاب مصيدة الوقت .. مراجعة كرتونية لكتاب أليك ماكينزي
استخدام طريقة ABCDE في ادارة الوقت
طريقة ABCDE هي طريقة وضعها برين تراسي تطويرًا منهلمصفوفة أيزنهاور الشهيرة التي تقتصر على أربع عناصر فقط ABCD. تعتمد هذه الطريقة في تقسيم المهام اليومية التي يقوم بها الشخص إلى خمس خانات أساسية حسب أهميتها واستعجال القيام بها وذلك من أجل تحديد الأولويات بشكلٍ دقيق.
يرمز كل حرفٍ إلى مستوى معين من المهام، وهي كالتالي:
A – Must Do : هي مجموع الأمور التي تحظى بالأولوية التامة والتي لا يمكن تأجيلها أو التعاضي عنها، كالقيام ببحث ما أو حل واجب منزلي أو التحضير لعرض مهم… هي أمورٌ إذًا في تأخر القيام بها ضرر تام لك.
B – Should Do : تضم هذه المجموعة الأمور المهمة التي يجب عليك القيام بها، والتي يعتبر ضرر تركها أو عدم إتمامها مهمًا لكن ليست بدرجة المجموعة السابقة. مثلًا، التحضير لعرض مهم لكن ليس مستعجلًا، أو نسيان الرد على رسالة أستاذ لك وقت قراءتها. لهذا فهي مهمة لكن ليست مستعجلة كسابقتها.
C – Nice to Do : هي مجموع المهام المعتادة التي يجب القيام بها لكنها لا تحمل أي ضرر أو ضرورة. وهي في الغالب الأمور اليومية التي يقوم بها الفرد كزيارة صديق أو شرب القهوة أو قراءة رواية…
D – Delegate : هي مهام يفضل تمريرها لشخصٍ آخر ليقوم بها حتى يتسنى لك المزيد من الوقت للتركيز على المجموعات الثلاث السابقة. لكن، يشترط ألا يؤثر قيام مندوبٍ بها بأي شكلٍ كان على فعاليتها، أي يجب أن تتأكد جيدًا من إمكانية تمريرها دون أي اختلاف أو تأثير سلبي.
E – Eliminate : هي المهام غير المفيدة التي لا أهمية لها، والتي يجب أن تتوقف حالًا عن قيامك بها لأنها تعيق يومك وتثقل تسييرك لوقتك دون أي فائدة منها أو نتيجة.
هي إذًا مستويات خمس تضم جميع ما يقوم به أي شخص ما، سواء فيما يخص دراسته أو خارجها. والتي ستساعد بشكلٍ كبير في تنظيم اليوم الدراسي بشكلٍ يضمن تحقيق توازن مطلوب.
♦كيف تعمل طريقة ABCDE ؟
بعد تعرفنا على المستويات الخمس للمهام اليومية، تأتي مرحلة التنفيذ، والتي تعتبر غايةً في البساطة:
أحضر ورقةً وقلم وابدأ في تدوين جميع المهام البسيطة والمعقدة، التافهة والمهمة التي ستقوم بها في اليوم التالي (يستحسن أن تقوم بالأمر آخر اليوم، خاصة إن كان الغد مليئًا بالالتزامات) والتي لابد وأنك تعلمها مسبقًا منذ استيقاظك وحتى نهاية يومك. اذكر كل شيءٍ وأي شيءٍ من استيقاظك واستحمامك وذهابك للجامعة ثم مرورك على المكتبة… المهم كل شيء.
بعد أن تفعل ذلك، ضع أمام كل مهمة الحرف المناسب لها لتحديد مستواها المطلوب.
ثم بعد ذلك، وبالنسبة لكل مهمة من نفس المستوى ضع رقمًا لترتيبها حسب الأهمية، مثلًا A1، A2، A3… ثم B1، B2، B3… بالنسبة للمستوى الموالي ثم أعد الأمر إلى أن تحصل على تسلسل يناسبك.
في اليوم التالي ابدأ بالتنفيذ، لكن تذكر أنه لا يمكنك القيام بالمهمة B1 مثلًا إلى أن تُتِم جميع أمورِ المستوى A. الأمر نفسه بالنسبة للمستويات C، D وE. مع الأخذ بعين الاعتبار فترات اليوم، فقد تضطر للجلوس مع صديق لاحتساء القهوة (المستوى C) في انتظار أستاذ لتقديم عرضك أمامه (المستوى A). المهم أن تعي جيدًا أولوياتك وتهتم بشكلٍ مكثف بالمستويات العليا.
طبعًا، لن تستطيع التنبؤ خلال فترة التحضير لجميع المهام التي قد تصادفك في اليوم الموالي، لهذا، وإن صادفك أمرٌ جديد كمحاضرة مفاجئة أو امتحانٍ مفاجئ أو اتصال من قريب… ضع له ذهنيًّا وبسرعة مستوى معينًا ورقمًا تسلسليًا، ثم أضفه لقائمة ما ستقوم به.
قد تجد الأمر صعبًا في البداية، لكنك ستعتاد عليه بسرعة مع كثرة الممارسة.
♦ما أهم فوائد طريقة ABCDE ؟
بعد كل ما تم تحديده، فإن هذه الطريقة تضم مجموعة من الفوائد أهمها:
• تفعيل طاقتك وتضاعف حماسك كونك ترى أمام أعينك جميع الأمور التي تنفذها وستنفذها.
• القدرة على تحديد الأمور المستعجلة من غيرها، وتحديد الأولويات بشكلٍ جيد.
• تنظيم وقتك ويومك بشكلٍ يضمن فعالية أكبر.
• نقص القلق والتوتر كونك تعي جيدًا ما يجب القيام به ومتى يجب فعل ذلك.
• القدرة على تجنب المماطلة والتأجيل، كونك تضع برنامجًا محددًا لما ستقوم به.
• تجنب النسيان والذي قد يعرضك لنتائج وخيمة في حال خصّ أمرًا مهمًّا.
بعد كل ما ذكر من طريقة وفوائد، ما الذي تنظره لتنظم وقتك اعتمادًا على ABCDE؟
يرمز كل حرفٍ إلى مستوى معين من المهام، وهي كالتالي:
A – Must Do : هي مجموع الأمور التي تحظى بالأولوية التامة والتي لا يمكن تأجيلها أو التعاضي عنها، كالقيام ببحث ما أو حل واجب منزلي أو التحضير لعرض مهم… هي أمورٌ إذًا في تأخر القيام بها ضرر تام لك.
B – Should Do : تضم هذه المجموعة الأمور المهمة التي يجب عليك القيام بها، والتي يعتبر ضرر تركها أو عدم إتمامها مهمًا لكن ليست بدرجة المجموعة السابقة. مثلًا، التحضير لعرض مهم لكن ليس مستعجلًا، أو نسيان الرد على رسالة أستاذ لك وقت قراءتها. لهذا فهي مهمة لكن ليست مستعجلة كسابقتها.
C – Nice to Do : هي مجموع المهام المعتادة التي يجب القيام بها لكنها لا تحمل أي ضرر أو ضرورة. وهي في الغالب الأمور اليومية التي يقوم بها الفرد كزيارة صديق أو شرب القهوة أو قراءة رواية…
D – Delegate : هي مهام يفضل تمريرها لشخصٍ آخر ليقوم بها حتى يتسنى لك المزيد من الوقت للتركيز على المجموعات الثلاث السابقة. لكن، يشترط ألا يؤثر قيام مندوبٍ بها بأي شكلٍ كان على فعاليتها، أي يجب أن تتأكد جيدًا من إمكانية تمريرها دون أي اختلاف أو تأثير سلبي.
E – Eliminate : هي المهام غير المفيدة التي لا أهمية لها، والتي يجب أن تتوقف حالًا عن قيامك بها لأنها تعيق يومك وتثقل تسييرك لوقتك دون أي فائدة منها أو نتيجة.
هي إذًا مستويات خمس تضم جميع ما يقوم به أي شخص ما، سواء فيما يخص دراسته أو خارجها. والتي ستساعد بشكلٍ كبير في تنظيم اليوم الدراسي بشكلٍ يضمن تحقيق توازن مطلوب.
♦كيف تعمل طريقة ABCDE ؟
بعد تعرفنا على المستويات الخمس للمهام اليومية، تأتي مرحلة التنفيذ، والتي تعتبر غايةً في البساطة:
أحضر ورقةً وقلم وابدأ في تدوين جميع المهام البسيطة والمعقدة، التافهة والمهمة التي ستقوم بها في اليوم التالي (يستحسن أن تقوم بالأمر آخر اليوم، خاصة إن كان الغد مليئًا بالالتزامات) والتي لابد وأنك تعلمها مسبقًا منذ استيقاظك وحتى نهاية يومك. اذكر كل شيءٍ وأي شيءٍ من استيقاظك واستحمامك وذهابك للجامعة ثم مرورك على المكتبة… المهم كل شيء.
بعد أن تفعل ذلك، ضع أمام كل مهمة الحرف المناسب لها لتحديد مستواها المطلوب.
ثم بعد ذلك، وبالنسبة لكل مهمة من نفس المستوى ضع رقمًا لترتيبها حسب الأهمية، مثلًا A1، A2، A3… ثم B1، B2، B3… بالنسبة للمستوى الموالي ثم أعد الأمر إلى أن تحصل على تسلسل يناسبك.
في اليوم التالي ابدأ بالتنفيذ، لكن تذكر أنه لا يمكنك القيام بالمهمة B1 مثلًا إلى أن تُتِم جميع أمورِ المستوى A. الأمر نفسه بالنسبة للمستويات C، D وE. مع الأخذ بعين الاعتبار فترات اليوم، فقد تضطر للجلوس مع صديق لاحتساء القهوة (المستوى C) في انتظار أستاذ لتقديم عرضك أمامه (المستوى A). المهم أن تعي جيدًا أولوياتك وتهتم بشكلٍ مكثف بالمستويات العليا.
طبعًا، لن تستطيع التنبؤ خلال فترة التحضير لجميع المهام التي قد تصادفك في اليوم الموالي، لهذا، وإن صادفك أمرٌ جديد كمحاضرة مفاجئة أو امتحانٍ مفاجئ أو اتصال من قريب… ضع له ذهنيًّا وبسرعة مستوى معينًا ورقمًا تسلسليًا، ثم أضفه لقائمة ما ستقوم به.
قد تجد الأمر صعبًا في البداية، لكنك ستعتاد عليه بسرعة مع كثرة الممارسة.
♦ما أهم فوائد طريقة ABCDE ؟
بعد كل ما تم تحديده، فإن هذه الطريقة تضم مجموعة من الفوائد أهمها:
• تفعيل طاقتك وتضاعف حماسك كونك ترى أمام أعينك جميع الأمور التي تنفذها وستنفذها.
• القدرة على تحديد الأمور المستعجلة من غيرها، وتحديد الأولويات بشكلٍ جيد.
• تنظيم وقتك ويومك بشكلٍ يضمن فعالية أكبر.
• نقص القلق والتوتر كونك تعي جيدًا ما يجب القيام به ومتى يجب فعل ذلك.
• القدرة على تجنب المماطلة والتأجيل، كونك تضع برنامجًا محددًا لما ستقوم به.
• تجنب النسيان والذي قد يعرضك لنتائج وخيمة في حال خصّ أمرًا مهمًّا.
بعد كل ما ذكر من طريقة وفوائد، ما الذي تنظره لتنظم وقتك اعتمادًا على ABCDE؟
الخلاصة
- لابد من التخطيط لادارة الوقت من خلال تحليل الوقت والتخطيط الجيد ووضع الاهداف والاولويات ودراسة البدائل بفاعلية واعداد قائمة للانجاز كل يوم ،
- إدارة الوقت يمكن تلخيصها في عبارة واحدة، رتب أولوياتك ونفذها.قانون إدارة الوقت"
- كن كالسفينة التي تمشي بين الأمواج بالعلم والمعرفة.
- الوقت نعمه والفراغ عدو الانسان ولن تتحقق الطموحات إذا هدر الوقت الناجحون وصلوا لما حققوه من خلال إدارة الوقت،وبالجد والاجتهاد المستمر دون كلل او ملل..لإدارة المهام
- ينصح الإستعانة بجدول ايزنهاور لتحديد الأولوية و معرفة طريقة التعامل معها على حسب مكان تواجدها بالجدول. مثلا: المهام الغير مهمة و العاجلة في نفس الوقت يستحسن تفويضها لشخص آخر ان كان هذا في الإمكان، الخ. ((( المهم و عاجل ))) اولا
مثل : العبادة ، الصحة ، الوظيفة ، المسئوليات ، الأسرة.
ثم ( المهم و غير عاجل ) -- خطط له من الآن
اعطها ٧٠ % من وقتك و اهتماماتك ، فهي مستقبلك.
مثل : تعلم مهارة جديدة ، استثمار ، سفر ، بدء مشروع خاص
ثم ( غير المهم و عاجل) اجعل غيرك يقوم به نيابة عنك
اصلاح شئ ، شراء شئ ، دفع فواتير ، حضور مناسبات.
ثم (غير مهم و غير عاجل ) -- لا تضيع وقتك فيه
مثل : الامور الترفيهية ، كمشاهدة برنامج ، متابعة السوشيال ميديا ، السهر .